Realizzare un evento: fase per fase

Guida semplice 
su come realizzare un evento
Ogni evento deve essere pianiicato per cura e per farlo occorre sempre seguire uno schema; ovviamente ognuno è  libero di fare come meglio crede ma per ottimizzare risorse e tempo, a mio avviso, occorre SAPERE QUELLO CHE SI FA, anticipare ogni mossa, avere un quadro generale ed una visione completa.
Pianificare e realizzare un evento all’interno di una struttura ristorativa non è semplice e farlo all’esterno (OUTSIDE)  in una location che va attrezzata ed allestita……è un’impresa molto ardua.
Ecco quindi le fasi:
(in basso trovate le fasi in forma di file immagine da poter scaricare e stampare liberamente)
=>L’incontro con il cliente
Ascoltate le esigenze delcliente, si propongono lesoluzioni migliori. Si presentanoi menu, gli allestimenti, gliaddobbi e il prezzo di vendita
=>Pianificazione del menu
Il menu viene definito aseconda: delle richieste dei clienti, dell’occasione, del tipo di servizio, della stagionalità, dell’abbinamento dei vini, della location e del trasporto.
=>Il sopralluogo
Se la location non è stata mai utilizzata occorre visitare il luogo per verificare la dimensione degli spazi, i requisiti di sicurezza, il parcheggio ed altri fattori (mutevoli a seconda dell’evento)
=>Realizzazione della check-list
Dopo aver definito tutto, occorreprodurre una scheda dell’evento ed una lista che sintetizzi tutto ciò che occorre (dati dell’evento, materie prime, piccole e grandi attrezzature sia in sala che in cucina,tipologia di servizio e quantità di personale)
=>Preparazione ed allestimento
Prima dell’evento i resp. (chef e maitre) inizieranno a predisporre gli ordini d’acquisto e ad organizzare le fasi e le modalità di lavoro (definizione delle preparazioni base e delle cotture espresse, allestimenti, mise en place…). Dopo aver caricato tutto l’occorrente si procederà all’allestimento, ovvero predisporre: spazi di servizio, sala, spogliatoio…
=>Servizio e Riassetto
Nel giorno dell’evento tutto sarà al proprio posto (tavoli allestiti, percorsi, buffet, preparazioni base per le pietanze, bibite fresche in frigo….). Dopo aver accolto gli ospiti, si procede alla realizzazione  delle pietanze ed alla somministrazione\servizio. Il committente sarà sempre assistito da un responsabile per tutta la durata dell’evento. Potranno, se pianificati, esserci intrattenimento musicale, balli, cabaret, animazione per bambini…. A conclusione dell’evento, dopo che gli ospiti avranno consumato la portata finale (solitamente una torta\buffet di dolci) si procede ad i saluti finali. Quando anche i committenti dell’evento avranno lasciato la location, il personale procederà al riassetto dell’intera struttura seguendo la regola d’oro: “come è stato trovato così sarà lasciato”. Tutto viene caricato, si procede alla verifica ed al trasporto. Questa fase può avvenire anche in due tempi.
Ecco qui proposto l’articolo, come giù anticipato, in versione grafica da scaricare e stampare liberamente.
 
Il presente Learning Object è di proprietà esclusiva di Giuseppe Alfredo Ruggi autore del blog RISTORAZIONE CON RUGGI ed è protetto dalla legge sul diritto d’autore n. 633/1941 e successive modifiche. Nessuna immagine, schema, mappa, video, documento o learning objects ha scopo di lucro. Hanno quindi esclusivamente finalita’ culturali e/o didattiche. Invito quindi a non rimuovere e\o modificare la presente immagine e di segnalare nel caso di utilizzo, inviando una mail a profruggi@gmail.com.
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